Cuando las empresas se enfrentan a la necesidad de implementar un software de gestión de proyectos para optimizar los resultados. Sin embargo, no siempre se elige el programa adecuado, influyendo en un déficit en la producción.
Acá te presentamos los 7 errores más frecuentes al elegir una nueva herramienta de gestión de proyectos para que los tengas presente.
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La herramienta no satisface los requerimientos de la empresa
Hay una diversidad de herramientas, pero no todas son pertinentes a los requerimientos de las empresas. Lo primero es establecer las necesidades y ajustarlo al tamaño, particularidades, complejidad y precio de la nueva herramienta.
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Exportar los datos de la anterior herramienta directamente a la nueva y esperar que todo se solucione de forma mágica
Esto suele ocurrir porque se confunde la herramienta con los pasos de la gestión de proyectos. Es decir, se usa la nueva herramienta para cubrir las deficiencias en la organización del proyecto. No obstante, una herramienta ayuda a ejecutar un proceso, pero no crea el proceso.
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Inculcar el miedo a «estropear todo»
Esto obstaculiza el aprendizaje y provoca miedo al cambio. Por lo tanto, es necesario promover el aprendizaje de la nueva herramienta y las medidas de soporte para solucionar los errores iniciales.
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Utilizar materiales de formación o manuales genéricos
Se necesita personalizar los materiales y la estrategia de formación a los requerimientos reales de la empresa. De esta forma los materiales son más eficaces y simplifican el proceso de implementación.
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No promover la comunicación
Al implementar una nueva herramienta de gestión de proyectos se necesita informar a todos los involucrados. De esta manera podrán aportar al proceso y se simplificará el proceso de implementación.
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Presentar la nueva herramienta como una alternativa a las herramientas actuales
La implementación de una nueva herramienta de gestión de proyectos debe ser obligatoria. Y es necesario aclarar cada cuánto y con qué frecuencia se debe actualizar la información.
Si deseas conocer más sobre gestión de proyectos, la Universidad Internacional Iberoamericana de México (UNINI México) ofrece la Maestría en Desarrollo de Proyectos de Innovación y Producto.
Fuente: Los 7 errores más comunes en la implementación de una herramienta de gestión de proyectos
