Los últimos cuatro pasos de un proyecto son cruciales, puesto que representan la culminación del mismo y de ellos depende su éxito.
En el artículo anterior “3 primeros pasos para llevar a cabo un proyecto”, se explicaron las etapas a seguir durante la primera fase del proyecto. A continuación, se explican a detalle los últimos cuatro pasos que garantizarán el éxito.
Paso 4: Planificar y crear un cronograma
Utiliza un software de gestión de proyectos para empresas que puedan crear un cronograma que se conecte con los objetivos de las pymes con 50-100 empleados. Y lo haremos con las primeras acciones del proyecto y según lo previsto. Asignamos tareas a todos empleando nuestra herramienta de gestión online de la forma más sencilla. Al crear el proyecto, también explicamos las funciones necesarias. Esto significa que hasta que no se completen ciertas tareas, no podemos usar otras. La razón más común de esta situación es que la segunda acción puede requerir el resultado de la primera acción.
Lo más importante es utilizar las máquinas. Así es como presentas el primer plan al resto del equipo para que puedan actuar lo más rápido posible.
Paso 5: Identificar recursos disponibles y asignarlos
En este primer diseño, destaca una función relevante: identificar y asignar los recursos necesarios para cada actividad. Sumamos el consumo total estimado y dejamos que las personas que trabajan con ellos calculen su consumo real. Así funcionan herramientas innovadoras y colaborativas, como Sinnaps, que proporciona un cuadro de recursos planificados y empleados. Podemos ver de un vistazo dónde están los recursos y cuántos hay.
Paso 6: Crear un plan de comunicación
Define un plan de comunicación para, por ejemplo, un equipo o todas las partes interesadas del proyecto. Después de la primera reunión inicial, crearemos una estrategia y un cronograma de comunicación. Estas son las funciones más importantes de todo especialista que decide hacer un proyecto con socios colaboradores.
Se deben programar reuniones de seguimiento e hitos del proyecto. Todo el mundo tiene necesidades. Los primeros solo están presentes para ver cómo se hacen las cosas. Por otro lado, en el segundo, se toman decisiones importantes que afectan el futuro del proyecto con base en las metas alcanzadas durante la reunión de hitos.
Además, se debe preparar un buen plan de comunicación para el desarrollo del proyecto. Es fundamental tener en cuenta ciertas funciones de comunicación, por obvias que nos parezcan algunas de ellas.
Paso 7: Evaluar al instante para hacer así el seguimiento
Evaluación continua del desempeño del proyecto. Como vimos en el punto anterior, la retroalimentación al equipo en las reuniones de seguimiento es fundamental. Proporcionamos al equipo los documentos de respaldo y las herramientas correspondientes que permiten evaluar el desempeño real del proyecto en cualquier momento y de forma inmediata. Asimismo, puedes recopilar todos estos comentarios de las conclusiones del proyecto para ser escuchados en proyectos futuros si es necesario.
En este sentido, cabe destacar que la Universidad Internacional Iberoamericana de México (UNINI México) imparte la Maestría en Proyectos de Cooperación Internacional y la Maestría en Diseño, Gestión y Dirección de Proyectos.
Fuente: ¿Cómo hacer un proyecto?
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