Las reuniones híbridas han llegado para quedarse y es importante conocer las mejores formas de garantizar su éxito
Desde que la pandemia sacudió al mundo, diversos cambios se han dado en todos los sectores y las empresas no son la excepción. El trabajo flexible ha dejado de ser una opción y se ha convertido en un factor decisivo a la hora de aceptar un puesto de trabajo. Es por ello que un nuevo concepto se ha popularizado y será una constante en el mundo empresarial: las reuniones híbridas.
Las reuniones híbridas son un modelo de reunión diferente a las videollamadas o a las reuniones en persona. Conlleva diversos retos técnicos y requiere de nuevas habilidades. A continuación se presentan cinco consejos para facilitar las reuniones.
Reuniones híbridas exitosas
1.- Modificar la tecnología.
Molly Brown, vicepresidenta de ingeniería de Qumulo, menciona que “una de las piezas clave es asegurarse de que la configuración es la adecuada y de que quien coordina la reunión sabe quién está en cada lugar”.
La construcción de salas de conferencias que cuenten con la tecnología necesaria para llevar a cabo reuniones híbridas representa una inversión que debe ser tomada en cuenta.
2.- Herramientas de colaboración.
El uso de herramientas de colaboración en línea ayuda y fortalece el compromiso. Estas herramientas permiten concentrarse en la reunión y acercarse más a la tarea que se está llevando a cabo.
Un ejemplo de este tipo de herramientas es Miro. Se puede utilizar para las retrospectivas, la ideación y los ejercicios brainstorming.
3.- Todos en la pantalla.
Mark Schlesinger, director de tecnología de Broadbridge, descubrió la solución para mantener la naturaleza colaborativa de las reuniones: una mezcla de videollamadas y reuniones en persona. En este modelo todos los participantes aparecen en pantalla y cuentan con una voz, incluso aquellos que se encuentran en la sala de conferencias.
4.- Ayuda para la moderación.
Un consejo para mejorar las reuniones híbridas es encargar a un miembro del equipo para que vigile los canales de comunicación. De esta forma, los participantes remotos pueden hacer preguntas y recibir respuestas al instante.
Además, Dean Guida, fundador de Slingshot y director general de Infragistics, destaca la utilidad de un escriba. «El escriba capta la esencia de la discusión y los puntos de acción». De igual forma, menciona que debe repartirse el trabajo de moderados y escriba para cambiar la forma de participar en la reunión.
5.- Propósito e igualdad.
Más que una agenda, las reuniones híbridas necesitan un propósito. Con la ayuda de actividades o sistemas de toma de turnos. las reuniones pueden ser más útiles y efectivas.
Finalmente, cabe recordar que la Universidad Internacional Iberoamericana (UNINI México) imparte la Maestría en Administración y Dirección de Empresas (MBA) y la Maestría en Consultoría y Desarrollo Organizacional. Destinadas a formar a profesionales en el ámbito.
Fuente: Seis consejos para mejorar las reuniones híbridas
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