Un Asistente de Proyectos tiene un rol fundamental dentro de la organización de un proyecto y busca que este se lleve a cabo de manera exitosa.
En común escuchar sobre el Director o Gestor de proyectos. Es una persona que debe tener los conocimientos técnicos, tener un liderazgo nato, conocer el marco legal de los contratos, así como planificar y gestionar el tema financiero del proyecto del que es Director.
Sin embargo, existen muchas tareas administrativas, que por cuestiones de tiempo, serían imposibles de realizar por el mismo Gestor. Por ende, la mayoría de proyectos cuentan con un Asistente del Director de Proyectos o Project Assistant. En un organigrama, el asistente responde directamente al director, apoyándolo con las tareas administrativas anteriormente mencionadas. De esta forma, hace posible que el proyecto salga adelante.
Entre las acciones más importantes, según cada fase, que tiene a su cargo el Asistente del Director, se encuentran las siguientes:
Fase de iniciación
En esta fase, el asistente apoya definiendo roles y tareas entre los integrantes del equipo. Según el proyecto, también se encarga de preparar el organigrama que se utilizará en ese entorno laboral.
Control de costes
La preparación, gestión y comprobación de costes y horas trabajadas, son algunas de las tareas administrativas que muchas veces el Director delega a su asistente. Este debe comprobar si todo está bajo control en cuanto a sueldos, pagos a proveedores o cobros a clientes, etc.
Gestión de Reuniones
Dentro de los proyectos se llevan a cabo reuniones cada cierto tiempo para poner al tanto a todos los miembros del equipo de la situación de cada departamento. Además de convocar a los directores de área, muchas veces el asistente es el encargado de liderar estas reuniones en representación del Gestor de Proyectos.
Estas tres partes son tan solo una pincelada del meticuloso trabajo que debe de llevar a cabo un Asistente del Director de Proyectos para que las acciones del Director puedan llevar a cabo con la mayor eficacia o apoyarlo en esos momentos donde tiene menos holgura.
Finalmente, cabe destacar que la Universidad Internacional Iberoamericana de México (UNINI México) imparte la Maestría en Desarrollo de Proyectos de Innovación y Producto.
Fuente: Tareas Del Asistente Del Director De Proyectos
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